Verwerkingsverklaring Uitvoering Trajecten

Toelichting op het gebruik en verwerken van gegevens van Personen (Coachees) die in het kader van (Loopbaan-)coaching, Outplacement of Duurzame Inzetbaarheid individuele trajecten volgen bij Van Eijndhoven & Go.

• Coachees die bij Van Eijndhoven & Go een individueel traject willen volgen zoals bovengenoemd, zullen altijd eerst worden uitgenodigd voor een Kennismakingsgesprek met de Coach die dit traject onder zijn hoede zal nemen;
• De uitnodiging hiervoor dan wel de bevestiging van de uitnodiging zal per mail plaatsvinden. Tevens zal dan in de mail gewezen worden op deze “Verwerkingsverklaring Uitvoering Trajecten” op onze website en zal worden gevraagd aan betreffende Coachee een en ander door te lezen;
• Het Kennismakingsmakingsgesprek zal worden gestart met de vraag of betreffende Coachee in kan stemmen met genoemde Verklaring. Mochten er vragen zijn dan zal de Coach dit waar nodig verder toelichten en indien er (deel)bezwaren zijn vanuit de Coachee, dan zal Van Eijndhoven & Go hier in samenspraak met hem/haar op gepaste wijze mee omgaan tijdens het traject. De instemming, eventuele (deel)bezwaren en eventueel aangepaste wijze van verwerken van gegevens zullen door de betreffende Coach in het intakegespreksverslag worden opgenomen;
• De Coach zal verder nagaan of het aan betreffende Coachee bekend en akkoord is dat zijn/haar werkgever Van Eijndhoven & Go te Utrecht, in hoedanigheid van loopbaanbegeleidingsbureau, heeft ingeschakeld ten behoeve van het uitvoeren van een individueel traject ten behoeve van de Coachee;
• Van Eijndhoven & Go zal in dat kader bepaalde (persoons)gegevens dan wel aan de Coachee gerelateerde gegevens ontvangen van zijn/haar werkgever en door Van Eijndhoven & Go ten behoeve van de uitvoering van het traject ter beschikking worden gesteld aan de door Van Eijndhoven & Go (ingehuurde) loopbaancoach, die de Coachee in dit geval gaat begeleiden;
• De gegevens die met betrekking tot de Coachee door Van Eijndhoven & Go zijn ontvangen en doorgestuurd worden aan betreffende loopbaancoach voor aanvang van het traject zijn op hoofdlijn: voor- en achternaam, woonplaats, mobiele nummer, emailadres, geboortedatum, naam werkgever, functie en om welk soort traject het gaat. Dit zijn gegevens die wij in eerste aanleg nodig hebben om de Coachee te kunnen bereiken. Mochten er nog meer gedetailleerde gegevens aan ons worden toegezonden dan gebeurt dit op verantwoordelijkheid van de werkgever. Wij zullen in principe deze gegevens dan niet gebruiken maar indien nodig direkt opvragen bij betreffende Coachee tijdens de kennismaking of gedurende het traject;
• Bepaalde persoonsgegevens (o.a. naam, e-mailadres, geboortedatum, opleidingsniveau) zullen gebruikt kunnen worden voor opname op websites, waarop de Coachee testen en/of persoonlijkheidsvragenlijsten kan maken en in dat kader bekend zullen kunnen worden aan toeleveranciers van Van Eijndhoven & Go, die licenties aan Van Eijndhoven & Go hebben verstrekt met betrekking tot het gebruik van deze digitale tools, benaderbaar via websites van betreffende aanbieders;
• Uit ingevulde testen/persoonlijkheidsvragenlijsten voortvloeiende rapportages worden ter beschikking gesteld aan de Coachee en ook aan zijn/haar Coach met als doel om toelichting te geven op de rapportage en inhoudelijk te gebruiken voor de invulling en ondersteuning van zijn/haar traject. Informatie uit deze rapportage zal vertrouwelijk worden behandeld en alleen door de Coachee, geautoriseerde Van Eijndhoven & Go medewerkers en zijn/haar coach kunnen worden ingezien;

• Van Eijndhoven & Go verklaart aan de Coachee en draagt er zorg voor dat met betreffende leveranciers van genoemde tools, alsmede met de betreffende ingehuurde loopbaancoach adequate verwerkersovereenkomsten zijn gesloten ter beveiliging van de persoonsgegevens van betreffende Coachee;
• Van Eijndhoven & Go en/of door de aan de Coachee gekoppelde Coach kan zijn/haar voor- en achternaam, mobiele nummer en emailadres dan wel het complete c.v. met zijn/haar gegevens in het kader van solliciteren en/of netwerken doorgeven aan derden zoals recruiters, detacheerders, nieuwe werkgevers of relevante netwerkcontacten. Dit zal pas plaatsvinden na overleg met en na uitdrukkelijke toestemming van de Coachee;
• Voor- en achternaam van de Coachee zullen op de offertes en verkoopfacturen aan de opdrachtgevers/klanten van Van Eijndhoven & Go staan vermeld, die tevens werkgever van betreffende Coachee zijn, alsmede, indien van toepassing, op de facturen van de door Van Eijndhoven & Go ingehuurde loopbaancoach;
• De betreffende bewaartermijn van de persoonsgegevens van de Coachee wordt vastgesteld voor de periode van maximaal 1 jaar na afloop van zijn/haar loopbaan- en/of coachingstraject; na genoemde periode zullen de persoonsgegevens worden vernietigd;
• De grondslag waarop gegevens van de Coachee worden gebruikt betreft de uitvoering van een overeenkomst tussen Van Eijndhoven & Go en haar opdrachtgever, zijnde de werkgever van betreffende Coachee of een overeenkomst direct afgesloten met de Coachee;
• Van Eijndhoven & Go zal haar opdrachtgever, zijnde de (ex)werkgever van de Coachee van de volgende informatie voorzien en terugkoppelen omtrent de uitgevoerde begeleiding ten behoeve van de Coachee: aanvang traject/startdatum, aantal gevoerde gesprekken, toegepaste instrumenten, in welke fase het traject zich bevindt, datum afronding traject en het resultaat van het traject;
• Inhoudelijke gegevens dan wel zeer privacygevoelige gegevens zullen onder geen beding door ons aan de (ex)werkgever van de Coachee of aan derden worden doorgegeven. Mocht er in het kader van nadere afspraken met de (ex)werkgever of voor de voortgang van het traject toch nodig zijn om bepaalde gegevens wel te delen, dan zullen we altijd eerst overleg hebben met de Coachee welke dat zijn en uitdrukkelijk toestemming vragen of en hoe deze gecommuniceerd zullen gaan worden;
• Mocht het zo zijn dat het voor een goede uitvoering en een gericht verloop van het traject nodig is om bepaalde gegevens toch op een andere wijze te gebruiken, te verwerken of te delen dan eerder is aangegeven, dan zal dit altijd eerst worden overlegd met de Coachee. Tevens wordt dan nader afgesproken welke gegevens dat zijn en hoe dit zal gaan plaatsvinden;
• De Coachee zal worden geïnformeerd omtrent  het gegeven dat hij/zij als geregistreerde van zijn/haar persoonsgegevens in de database van Van Eijndhoven & Go uit hoofde van de privacyregelgeving rechten heeft, waaronder het recht om zijn/haar gegevens aan te passen, te corrigeren, te laten verwijderen, etc., alsook om een klacht in te dienen omtrent de uitvoering van de privacyregelgeving;
• De Coachee zal op de hoogte worden gesteld omtrent het privacybeleid van Van Eijndhoven & Go, waaronder de technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen, die genomen zijn, teneinde de betreffende persoonsgegevens adequaat te beveiligen.